E-Rechnungspflicht Deutschland 2025: Was ab 1. Januar gilt

Kurzüberblick

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr zu empfangen. Das betrifft ohne Ausnahme jede Rechtsform — GmbH, AG, Einzelunternehmer, Freiberufler — sobald der Rechnungs­empfänger ebenfalls in Deutschland ansässig ist.

Die Pflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz und § 14 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung.

Wer ist betroffen?

• Alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland
• Keine Ausnahme nach Unternehmensgröße beim Empfangen
• Nicht betroffen: Rechnungen an private Endkunden (B2C) und an ausländische Empfänger

Zeitleiste

Datum	Was gilt
01.01.2025	Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können
31.12.2025	Ende der ersten Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden (nur mit Zustimmung des Empfängers)
31.12.2026	Ende der zweiten Übergangsfrist für Unternehmen mit Vorjahres­umsatz bis 800.000 €
01.01.2027	Versand-Pflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahres­umsatz
01.01.2028	Vollständige Versand-Pflicht für alle B2B-Umsätze

Was ist eine „E-Rechnung” nach neuer Definition?

Ab 2025 ist eine E-Rechnung nur noch ein Dokument, das

1. in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird,
2. den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entspricht,
3. die elektronische Verarbeitung der Rechnungs­daten ermöglicht.

Nicht mehr ausreichend: Ein einfaches PDF per E-Mail. Das gilt ab 2025 als „sonstige Rechnung” — und ist nur noch zulässig, solange der Empfänger zustimmt und die Übergangsfrist läuft.

Zulässige Formate

Drei Formate erfüllen die Kriterien ohne Einschränkung:

• XRechnung — reines XML, deutsche CIUS von EN 16931
• ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN16931 oder XRECHNUNG) — hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML
• Peppol BIS Billing 3.0 — UBL-XML im Peppol-Netz

Nicht zulässig: ZUGFeRD 1.0, ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL (die enthalten nicht alle Pflicht­angaben nach EN 16931).

Pflichtangaben in der XML-Struktur

Eine valide E-Rechnung trägt — zusätzlich zu den klassischen Pflichten nach § 14 UStG — in EN-16931-Feldern:

• BT-1 Rechnungsnummer
• BT-2 Rechnungsdatum
• BT-3 Rechnungstyp (380 = Rechnung, 381 = Gutschrift)
• BT-31 / BT-48 USt-IDs von Aussteller und Empfänger (wenn vorhanden)
• BT-112 Rechnungsendbetrag inkl. Steuer
• BG-22 Summenblock (Netto, Brutto, Steuern)
• BG-25 Rechnungspositionen mit BT-126 bis BT-141

Für B2G bleibt zusätzlich die Leitweg-ID (BT-10) Pflicht.

Archivierungs­pflicht

E-Rechnungen müssen im Original-Format archiviert werden — nicht als Ausdruck, nicht als Screenshot, sondern das strukturierte XML bzw. das ZUGFeRD-PDF selbst. Die GoBD verlangt zudem:

• Unveränderbarkeit (keine nachträgliche Bearbeitung)
• Lesbarkeit über den gesamten Archivierungs­zeitraum (10 Jahre nach § 147 AO)
• Maschinelle Auswertbarkeit

PDF/A-3 erfüllt die Lesbarkeits­anforderung automatisch — reine XRechnung-XML muss organisatorisch oder technisch unverändert gehalten werden.

Technische Umsetzung

Was ein Unternehmen 2025 braucht:

1. Empfangs-Endpunkt — meist eine E-Mail-Adresse wie rechnungen@firma.de oder ein Peppol-Access-Point
2. Parser — der XRechnung/ZUGFeRD auslesen und in die Buchhaltung übernehmen kann
3. Archivsystem — GoBD-konform, für mindestens 10 Jahre
4. Rückfall-Kanal — für ausländische oder nicht-konforme Absender, solange erlaubt

Mit der Dokmatiq-API umsetzen

Die Dokmatiq-API deckt die drei kritischen Schritte ab:

# 1) E-Rechnung erzeugen (XRechnung oder ZUGFeRD)
curl -X POST https://api.dokmatiq.com/v1/einvoice/zugferd \
  -H "Authorization: Bearer $DOKMATIQ_KEY" \
  -d '{ "profile": "EN16931", "invoice": { ... } }'

# 2) Eingehende E-Rechnung validieren und parsen
curl -X POST https://api.dokmatiq.com/v1/einvoice/parse \
  -H "Authorization: Bearer $DOKMATIQ_KEY" \
  --data-binary "@eingang.xml"

# 3) Archiv-taugliches PDF/A-3 erzeugen
curl -X POST https://api.dokmatiq.com/v1/pdf/convert \
  -H "X-Target-Profile: PDF/A-3b" \
  --data-binary "@rechnung.pdf"

Häufige Missverständnisse

1. „Wir brauchen erst 2027 was” — falsch. Das Empfangen ist seit 2025 Pflicht. 2027/2028 betrifft nur das Versenden
2. „PDF reicht” — nicht mehr. Reine PDF-Rechnungen sind ab 2025 nur noch als „sonstige Rechnung” zulässig und brauchen die Zustimmung des Empfängers
3. „Peppol ist doch freiwillig” — Peppol ist ein Transportweg, kein Zwang. E-Mail mit XRechnung-Anhang reicht
4. „Wir sind zu klein” — Empfangs-Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße