E-Rechnungs-Versandpflicht ab 2027: Wer, ab wann, in welchem Format

Kurzüberblick

Ab dem 1. Januar 2027 endet die zweite Übergangsfrist der deutschen E-Rechnungs­pflicht: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahres­umsatz dürfen ihre B2B-Rechnungen nur noch in einem EN-16931-konformen Format versenden — Papier und reines PDF sind ausgeschlossen. Ab 1. Januar 2028 gilt dieselbe Pflicht für alle Unternehmen unabhängig von der Umsatz­grenze.

Die Pflicht zum Empfangen besteht schon seit 2025 — siehe E-Rechnungspflicht Deutschland 2025.

Wer ist ab wann betroffen?

Datum	Umsatz­schwelle	Versand-Pflicht
01.01.2025	—	keine (nur Empfang)
01.01.2027	> 800.000 € Vorjahres­umsatz	ja, Papier/PDF nicht mehr zulässig
01.01.2028	alle Unternehmen	ja, ohne Ausnahme

Als maßgeblicher Umsatz gilt der Gesamt­umsatz nach § 19 UStG des vorangegangenen Kalender­jahres. Neugegründete Unternehmen fallen im Gründungs­jahr nicht in die erste Stufe.

Welche Formate sind zulässig?

Drei Formate erfüllen die Anforderung:

• XRechnung — reines XML (UBL oder CII)
• ZUGFeRD 2.x ab Profil EN16931 oder XRECHNUNG
• Peppol BIS Billing 3.0

Nicht zulässig:

• Papier-Rechnungen
• PDF ohne eingebettetes XML (auch nicht als „Foto der PDF”)
• ZUGFeRD 1.0 und die Profile MINIMUM / BASIC WL
• EDI-Formate ohne EN-16931-Mapping (nur in eng definierten Ausnahme­fällen über Altverträge)

Technische Anforderungen an den Versand

1. Rechnungs­generator — erzeugt XML/ZUGFeRD direkt aus dem ERP- oder Rechnungs­system
2. Validierung vor dem Versand — gegen EN-16931-Schematron und ggf. Peppol-BIS-Regeln
3. Transport — E-Mail mit Anhang, Peppol-Access-Point, direkte Einlieferung in Empfänger-Portal
4. Signatur / Unveränderbarkeit — nicht gesetzlich verpflichtend für den Versand, aber empfohlen für Revisions­sicherheit

Besonderheit: Massenfakturierung

Unternehmen mit hohem Rechnungs­volumen (Versand­händler, Telko, Utility) brauchen spätestens 2027 einen skalierbaren Generator. Entscheidende Kennzahlen:

• Rechnungen pro Sekunde im Peak
• Validierungs­durchlauf (Schematron ist CPU-intensiv)
• Speicherbedarf im Archiv (10 Jahre × Volumen)

Eine typische Mittelstands­lösung verarbeitet 50–500 Rechnungen/Minute; für Großkunden sind 1.000+/Minute erforderlich. Dokmatiq skaliert horizontal — jeder API-Call ist zustandslos.

Mit der Dokmatiq-API ab 2027 sauber aufgestellt

# Rechnung aus ERP-Daten → ZUGFeRD-PDF
curl -X POST https://api.dokmatiq.com/v1/einvoice/zugferd \
  -H "Authorization: Bearer $DOKMATIQ_KEY" \
  -d '{
    "profile": "EN16931",
    "outputProfile": "PDF/A-3b",
    "stationery": { "firstPage": "…", "subsequentPages": "…" },
    "invoice": { ... }
  }'

# Validierung vor dem Versand
curl -X POST https://api.dokmatiq.com/v1/einvoice/validate \
  --data-binary "@ausgang.xml"

# Peppol-konforme UBL für Access-Point-Versand
curl -X POST https://api.dokmatiq.com/v1/einvoice/peppol \
  -d '{ "customizationId": "urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0", ... }'

Alle Endpunkte liefern entweder ein fertiges Dokument oder eine präzise Fehlerliste mit BT-/BR-Referenzen — kein Rätsel­raten, wo die Schematron-Regel fehlschlägt.

Übergangs­kalender für die Vorbereitung

• 2026 Q2 — ERP-Anbieter auf EN-16931-Export prüfen; bei fehlender Unterstützung: Integration per API planen
• 2026 Q3 — Parallelbetrieb mit ausgewählten Kunden starten (Probeversand, Feedback einholen)
• 2026 Q4 — Archiv-Pipeline live schalten, Altbestand migrieren
• 2027 Q1 — Voll­betrieb, Papier-Versand eingestellt (für Pflicht-Unternehmen)

Häufige Stolpersteine

1. Umsatz­schwelle falsch interpretiert — es zählt der Vorjahres­umsatz, nicht der laufende
2. ZUGFeRD-Profil zu klein — BASIC WL reicht nicht, EN16931 oder XRECHNUNG sind Pflicht
3. PDF-Signatur mit XML verwechselt — eine signierte PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinne
4. Empfänger-Adresse missachtet — Peppol-ID, Leitweg-ID, E-Mail: der Empfänger sagt vor, welcher Transportweg akzeptiert wird