E-Rechnungspflicht ohne XML lernen zu müssen

Wer hier gemeint ist

• Handwerksbetriebe (Elektro, Sanitär, Maler, Schreiner, Gebäudereiniger, Landschaftsgärtner …)
• Kleine Büros: Rechtsanwälte, Steuerkanzleien, Architekten, Ingenieure, Physiotherapeuten
• Selbstständige und Kleinstunternehmen mit Word- oder Excel-Rechnungen
• Vereine und Organisationen, die gelegentlich Rechnungen an Unternehmen stellen

Gemeinsam ist: wenige bis mittlere Rechnungs­mengen, bestehende Vorlagen in Word oder einem kleinen Abrechnungs­programm, wenig Geduld für XML, Peppol und Schematron.

Was sich ab 2025 ändert

• Seit 1. Januar 2025: Du musst E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. PDF reicht nicht mehr, wenn dein Kunde elektronisch schickt.
• Ab 1. Januar 2027: Versand-Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahres­umsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Versand-Pflicht für alle B2B-Umsätze, unabhängig von der Umsatzgrenze.

Details in der Compliance-Übersicht: E-Rechnungspflicht Deutschland 2025 und Deutschland 2027.

Typische Sorgen

1. „Ich verstehe nicht, was XML, Peppol oder ZUGFeRD ist” — musst du auch nicht. Das Portal übersetzt.
2. „Ich will mein Rechnungs­programm nicht wechseln” — musst du nicht. Die bestehende PDF ist der Input.
3. „Wie erkenne ich, ob eine Rechnung, die mir jemand schickt, eine E-Rechnung ist?” — das Portal prüft automatisch.
4. „Bin ich zu klein für die Pflicht?” — die Empfangs­pflicht gilt für alle ab 2025, unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl.

Wie das E-Rechnungsportal funktioniert

Das Dokmatiq E-Rechnungsportal ist kein API-Produkt, sondern eine Web-Anwendung — genauso nutzbar wie ein normales Buchhaltungs-Tool, ohne Einrichtung oder Software-Installation.

Der typische Ablauf für eine ausgehende Rechnung:

1. Hochladen deiner bestehenden Rechnung — als PDF aus Word, Excel oder deinem Abrechnungs­programm
2. Automatische Erkennung der Rechnungs­daten (Kunde, Positionen, Beträge, Steuersatz) per AI
3. Prüfen und ergänzen — das Portal zeigt, was fehlt (z.B. Leitweg-ID bei Behörden­rechnungen)
4. Erzeugen einer valide XRechnung oder ZUGFeRD-PDF — fertig zum Versand
5. Versenden als E-Mail mit Anhang, oder direkt ins Peppol-Netz, oder Download für dein Kunden­portal

Für eingehende Rechnungen:

1. Weiterleiten deiner E-Rechnungs-E-Mails an eine individuelle Empfangs-Adresse
2. Automatische Erkennung und Validierung der eingehenden XRechnung/ZUGFeRD
3. Lesbare Vorschau mit allen Rechnungs­positionen — auch für XML-only-Formate
4. Archivierung GoBD-konform als PDF/A-3 mit Zeitstempel
5. DATEV-Export oder Übergabe an deinen Steuerberater

Was mit Belegerkennung hilft

Zusätzlich zum Rechnungs­versand: Belege, die du selbst bekommst (Kassenbons, Tankquittungen, Handwerker-Material) werden als Foto hochgeladen und per AI strukturiert — für deine Spesen­abrechnung oder direkt zum Steuerberater. Details: Belegerkennung.

Was das Portal nicht tut

• Keine vollständige Buchhaltung — dafür bleibst du bei DATEV, lexoffice, sevDesk oder deinem Steuerberater
• Kein Mahnwesen — das übernimmt dein Hauptsystem
• Keine Umsatzsteuervoranmeldung — das ist Steuerberater-Terrain

Das Portal ist der Spezialist für E-Rechnungs-Konvertierung und -Empfang, nicht für End-to-End-Buchhaltung.

Wann das Portal die richtige Wahl ist

✅ Du hast wenige bis mittlere Mengen (bis ~500 Rechnungen/Monat) ✅ Du willst ohne API und ohne Programmieren auskommen ✅ Du hast bestehende Vorlagen in Word/Excel/PDF, die du weiter nutzen willst ✅ Dein Steuerberater oder dein Buchhaltungs-Tool bekommt die Daten per DATEV-Export

Wann etwas anderes besser passt

❌ Du hast hunderte Rechnungen pro Tag — dann brauchst du die DocGen-API, keine Web-UI ❌ Du willst vollständige Buchhaltung in einem Tool — dann eher DATEV, lexoffice, sevDesk ❌ Du bist Entwickler und willst E-Rechnung in deiner eigenen Software bauen — siehe Dokmatiq für SaaS-Teams und für ERP-Entwickler

Preis-Modell

• Einstieg kostenlos: die ersten Rechnungen sind immer gratis, um das Portal zu testen
• Mengen-Tarif: ab ein paar Euro pro Monat für regelmäßige Nutzung, skaliert mit dem tatsächlichen Volumen
• Keine Einrichtungs­gebühr, kein Vertrag mit Mindest­laufzeit

Konkrete Preise auf der Preise-Seite.

Pragmatische Empfehlung

Wenn du heute bei einer E-Rechnungs-Mail nicht sicher bist, was du damit anfangen sollst: fang mit dem E-Rechnungsportal an. Ein Monat kostet weniger als eine Stunde Steuerberater-Honorar — und spart dir das Gefühl, den Regulierungs­zug zu verpassen.

Weitere Ressourcen:

• Was ist eine XRechnung? — die kurze Erklärung
• Was ist ZUGFeRD? — das hybride Format verstehen
• E-Rechnungspflicht 2025 im Detail — was genau ab wann gilt